Qué es y como funciona la facturación electrónica en Colombia?

La facturación electrónica en Colombia inició de manera voluntaria en 2015 (Decreto 2242) y el plan piloto comenzó en 2016. La obligatoriedad arrancó oficialmente en 2019 para Grandes Contribuyentes y se extendió de forma general para todos los obligados en 2020

Actualmente, el sistema está en plena madurez tras la Resolución 000165 de 2023. Para confirmar si requieres implementar el sistema o actualizar tus documentos equivalentes (como el POS), con nuestro software D3Pos puedes hacerlo fácilmente.

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

Actualmente, la emisión de facturas electrónicas de venta es obligatoria para ciertos contribuyentes, los cuales se detallan a continuación:

  • Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios: Las empresas legalmente constituidas que venden bienes y/o prestan servicios están obligadas a emitir facturas electrónicas de venta.
  • Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT: Los individuos que, como personas naturales, venden bienes y/o prestan servicios y tienen ingresos brutos que superan el umbral de 3.500 Unidades de Valor Tributario (UVT) deben emitir facturas electrónicas de venta.
  • Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT: Las personas naturales que sean contratistas del Estado y tengan ingresos brutos que superen el umbral de 4.000 UVT deben emitir facturas electrónicas de venta.
  • Tienen más de un establecimiento de comercio.
  • Facturas electrónicas de exportación: Documentos que respaldan las ventas de bienes o servicios destinados a la exportación, cumpliendo con los requisitos y formalidades aduaneras correspondientes.

Firma electrónica o Certificado Digital

La firma digital es un requisito obligatorio en la facturación electrónica de Colombia y garantiza la autenticidad e integridad del documento desde su emisión hasta su almacenamiento.

  • Se genera a partir de un certificado digital emitido por una autoridad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
  • La firma digital protege el documento contra modificaciones no autorizadas.
  • Garantiza la validez legal y probatoria de la factura electrónica.
  • Los certificados digitales deben renovarse periódicamente para mantener su validez.

Almacenamiento y Requisitos previos

Actualmente, la emisión de facturas electrónicas de venta es obligatoria para ciertos contribuyentes, los cuales se detallan a continuación:

  • Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios: Las empresas legalmente constituidas que venden bienes y/o prestan servicios están obligadas a emitir facturas electrónicas de venta.
  • Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT: Los individuos que, como personas naturales, venden bienes y/o prestan servicios y tienen ingresos brutos que superan el umbral de 3.500 Unidades de Valor Tributario (UVT) deben emitir facturas electrónicas de venta.
  • Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT: Las personas naturales que sean contratistas del Estado y tengan ingresos brutos que superen el umbral de 4.000 UVT deben emitir facturas electrónicas de venta.
  • Tienen más de un establecimiento de comercio.
  • Facturas electrónicas de exportación: Documentos que respaldan las ventas de bienes o servicios destinados a la exportación, cumpliendo con los requisitos y formalidades aduaneras correspondientes.